En el mundo empresarial actual, donde el tiempo y los recursos son valiosos, es crucial encontrar formas de optimizar los procesos internos para mejorar la eficiencia y obtener resultados sólidos.
Una herramienta que se destaca en este aspecto es excel.
Quiero dejar claro que éste post está basado en una opinión personal, para mayor información (Aclaraciones). Ahora si continuemos.
Con su amplio conjunto de funciones y capacidades de análisis de datos, Excel puede convertirse en su aliado estratégico para maximizar la eficiencia empresarial. En este artículo, exploraremos cómo puedes aprovechar las características de Excel para optimizar sus procesos y llevar su negocio al siguiente nivel.
En este post vamos a ver cómo puedes utilizar Excel para:
- Generación automática de informes.
- Formularios para almacenar información.
- Generación de informes financieros mensuales.
- Seguimiento y gestión de presupuestos de ventas.
- Cálculo automático de métricas clave de rendimiento (KPIs).
- Registro y seguimiento de inventario.
- Gestión de pedidos y seguimiento de entregas.
- Creación de facturas y seguimiento de pagos.
- Gestión de recursos humanos, como el seguimiento de horas trabajadas y la gestión de vacaciones.
- Análisis de datos de ventas y generación de informes de ventas.
- Programación y gestión de tareas y proyectos.
- Gestión de bases de datos de clientes, incluyendo seguimiento de contactos y datos relevantes.
Antes de empezar a escribir cómo podemos aprovechar Excel de estas 12 formas, es importante resaltar que, esto solamente es posible a través de tener datos confiables de la operación de la empresa.
Es muy conveniente medir para poder saber dónde la empresa está y definir a dónde se quiere ir.
Los datos recolectados se transforman en información, la cual a su vez se convierte en la base fundamental para la toma de decisiones.
Por lo tanto, para poder aplicar las funcionalidades de Excel anteriormente mencionadas, es necesario contar con un sistema de información encargado de la recolección de los datos de la empresa.
Empecemos,
Generación automática de informes:
Es muy común que las empresas utilicen informes para revisar cómo es el comportamiento de las ventas, la logística, la rotación de la cartera de los clientes, el proceso de compra del inventario y de más actividades relevantes, para ello normalmente se hace uso de un sistema ERP u otro sistema de recolecta de datos.
Estos sistemas se puede acceder para organizar la información y poder responder preguntas como quién está vendiendo con mejor margen, cuál es el producto más vendido, cual vendedor es el más productivo, cuál cartera es más fácil de cobrar, cuál es el tiempo de alistamiento de un pedido y su despacho.
Con las anteriores respuestas se pueden tomar decisiones más certeras, basadas en información real que la soporta.
Formularios para almacenar información.
La herramienta de Excel permite almacenar información de dos maneras, la primera es agregando filas donde por cada columna se almacena un dato específico, esta es la manera más tradicional de hacer el proceso de recolección de datos.
Otra forma es mediante la implementación de Visual Basic Application que permite realizar un formulario con campos determinados y botones que ejecutan acciones, para complementar este apartado se hace alusión a la acción de registrar los datos ingresados en una hoja de excel formando así una base de datos.
Generación de informes financieros mensuales.
Para la gerencia es importante conocer el estado financiero de la empresa, por lo que es normal que periódicamente soliciten esta información a sus colaboradores, para esto ellos deben de dirigirse a su sistema de datos o libros contables para posteriormente organizar los datos recolectados de una forma clara y sencilla para ser posteriormente presentada.
Para el proceso de organización de los datos se pueden apoyar en Excel debido a que cuenta con características como tablas o gráficas dinámicas que facilitan el proceso de compresión de la información.
Avanzando a un nivel superior se puede contemplar la opción de automatizar la generación de estos informes mediante una aplicación que se conecte a la base de datos central, procese los datos y los informes sean enviados automáticamente a las personas encargadas de la toma de decisiones.
Seguimiento y gestión de presupuestos de ventas.
Una de las principales premisas de las empresas es generar riqueza, por lo general este proceso se lleva a cabo mediante la satisfacción de una necesidad con la venta de un producto o servicio, sin embargo, como ya se ha mencionado anteriormente, es muy importante poder medir los procesos, por esto se utilizan presupuestos de ventas mensuales para identificar qué tan cerca o lejos se está de las metas trazadas.
Cálculo automático de métricas clave de rendimiento (KPIs).
KPIs son algunos indicadores considerados relevantes en la medición del rendimiento de la organización, en muchos de estos indicadores es necesario llevar un seguimiento para ver si la empresa se está comportando conforme a lo deseado, ejemplo de ellos son indicadores de costos e indicadores de gastos, los cuales permiten saber cuando se está gastando en departamentos de soporte versus el área de ventas.
Excel es una de las herramientas más empleada para registrar y formular estos indicadores y proporcionar la información con gran precisión.
Conclusión:
En este primer artículo hablamos sobre las primeras cinco formas en cómo podemos utilizar Excel, algunas de sus características, funciones y utilidades, en un artículo posterior vamos a hablar sobre las siete formas restantes de utilizar esta herramienta.
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