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No tener inventarios físicos confiables (que la información recolectada en sistemas de información sea igual a las existencias reales en las bodegas de una empresa), es para las empresas productoras y comercializadoras, un grán problema.

Efectos de no tener inventarios confiables:

  • Pérdida de ventas: Si los sistemas de información indican que ciertos productos están disponibles en inventario, pero en realidad no existen físicamente, puede generar problemas al momento de atender pedidos de clientes. Esto puede llevar a retrasos en la entrega, cancelaciones de pedidos e incluso a la pérdida de ventas.
  • Compras innecesarias: si los inventarios no son confiables, se puede sobre comprar items, que en el sistema de información estén agotados, pero realmente se tienen existencia. También puede pasar de que en el sistema de información se tengan existencias, pero en la realidad no, lo que ocasiona ruptura del inventario, generando rupturas del proceso productivo.
  • Pérdida de confianza del cliente: Si los clientes experimentan dificultades para obtener los productos que solicitan debido a inventarios poco confiables, puede erosionar su confianza en la empresa.
  • Dificultades en la planificación: La falta de precisión en los inventarios dificulta la planificación y programación de la producción y las operaciones. Si no se cuenta con información confiable sobre los niveles de stock, es complicado estimar con precisión los plazos de entrega, gestionar los recursos y mantener una programación eficiente.
  • Problemas de contabilidad y finanzas: Los inventarios poco confiables también pueden tener un impacto en los aspectos contables y financieros de una empresa. Si los valores de los inventarios no reflejan la realidad, puede haber discrepancias entre los registros contables y la situación real de la empresa, lo que dificulta la toma de decisiones financieras informadas y precisas.

Las causas de este problema pueden ser:

  • Errores humanos: Los errores humanos, como equivocaciones al registrar las entradas y salidas de inventario, pueden conducir a discrepancias entre los registros y la cantidad real de productos en bodega. Estos errores pueden ocurrir durante el conteo físico, la entrada de datos en el sistema o la falta de seguimiento adecuado.
  • Falta de control y seguimiento: Si no se implementan controles y procesos adecuados para el manejo de inventario, es más probable que se produzcan discrepancias. La falta de un seguimiento regular y la falta de auditorías periódicas pueden permitir que los errores pasen desapercibidos y se acumulen con el tiempo.
  • Robo y pérdidas no registradas: El robo interno o externo de mercancía puede causar una discrepancia entre los registros y la cantidad física en inventario. Si no se detecta ni se registra adecuadamente, puede generar inventarios poco confiables.
  • Problemas en el proceso de recepción y almacenamiento: Si el proceso de recepción de mercancía no se realiza correctamente, puede dar lugar a errores en la actualización de los registros de inventario. Del mismo modo, si el almacenamiento no se realiza adecuadamente, como no seguir un orden lógico o no registrar correctamente las ubicaciones, puede dificultar el seguimiento preciso de los productos.
  • Fallos en el sistema de información: Los sistemas de información desactualizados, inadecuados o mal configurados pueden generar discrepancias entre los registros y la realidad. Esto puede ocurrir debido a errores en el software, problemas de conectividad o falta de integración entre diferentes sistemas utilizados para gestionar el inventario.
  • Falta de capacitación y comunicación: Si los empleados encargados del manejo de inventario no reciben la capacitación adecuada sobre los procesos, la importancia de la precisión en los registros y la forma correcta de realizar conteos físicos, es más probable que se cometan errores y se generen inventarios poco confiables. Además, la falta de comunicación entre los equipos involucrados en el manejo del inventario puede dificultar la detección y corrección de errores.
  • Tener muchas referencias: Si se almacenan muchas referencias, esto también puede ser una causa, ya que los alistadores de mercancía o de inventarios, pueden no elegir el producto o artículo correspondiente al que le solicitan en las órdenes de alistamiento.

Posibles soluciones:

Entre las soluciones tenemos implementar un sistema de códigos de barras en toda la bodega, esto hace que los procesos de ingreso y salida de inventario sean más confiables.

Hay productos que no traen códigos de barras, en necesario asignarle uno, para que al momento de alistar, se seleccione la referencia correcta.

Adicional el proceso de recepción de mercancía y alistamiento, deben estar sistematizados, en donde se creen las órdenes de ingreso y alistamiento, se valide la referencia exacta con el código de barras, y se proceda a ubicar en un lugar, el cual también está demarcado con código de barras, así, en el sistema de información va a estar toda esta información, que se puede utilizar al momento de alistar.

Si estás interesado en un software que te permita hacer esto en tu empresa, te recomendamos que te comuniques con Herramientas Tecnológicas quienes pueden hacer un software a la medida de tu proceso productivo, para controlar tu inventario con códigos de barras, hacer alistamientos con dispositivos móviles, validación de referencias y ubicaciones, para que puedas disminuir los efectos nocivos de tener inventarios físicos poco confiables.

Muchas gracias.

El empresario tecnológico.