¿Cómo mejorar la comunicación entre turnos? ¿Cómo hago trazabilidad a los cambios que se dan entre turnos?

Los problemas de comunicación son normales en entornos productivos, somos seres humanos, y no somos máquinas. Normalmente las personas que operan maquinaria están influenciadas por emociones, motivaciones, cansancio, intereses, situaciones familiares, y una cantidad de variables que afectan el comportamiento del trabajador.

Asegurar que el trabajador no va a tener errores, no se le olvide informar al compañero sobre un cambio que se hizo en el turno y que siempre esté de buen humor, es una tarea imposible. Cuando se presentan estos problemas de comunicación se pueden generar las siguientes consecuencias.

consecuencias:

  • Teléfono roto: Se dan casos en donde la información se da a medias, debido a la necesidad de irse rápidamente a descansar. Ejemplo: en el turno de noche, en un proceso productivo, se tuvo que parar la máquina A, porque se dañó y se bloqueó internamente. El trabajador sólo informa verbalmente al compañero que le recibe el turno, pero solo le dice que tuvieron un problema con la máquina A. El trabajador quien recibe, quiere validar que pasó, y conecta la máquina A sin percatarse de todo el contexto del problema, lo que ocasiona un corto y que el daño se empeore.
  • No se da la comunicación: Siguiendo con el ejemplo anterior, puede ser que el suceso con la máquina A ocurriera iniciando la jornada laboral, por lo que después de un fuerte turno, al final, el trabajador no se acuerde de transmitir la información al compañero que recibe.
  • No hay trazabilidad: A la hora que llega el jefe a preguntar por qué la máquina A esta mala, y se agravó cuando se conectó a la energía, es muy difícil asignar responsabilidades, ya que todas las comunicaciones se dan verbalmente, no hay un sistema que permita dejar registro de quien reporto, o quién no leyó el reporte, para tomar correctivos.
  • No asumir responsabilidades: Luego de esto, cuando el jefe empieza a preguntar, comienzan a aparecer los famosos: “yo le dije”, “usted no me dijo eso”, “yo no me acuerdo”, esto hace mucho daño a los procesos productivos.

Soluciones:

Vamos a ver dos posibles soluciones, la primera es que el trabajador genere planillas físicas en donde se deje anotadas las novedades de un turno a otro, o se tenga una hoja de cálculo que se va trasladando entre turnos en un mismo computador, o en una hoja de cálculo compartida en red.

Otra posible solución es adquirir un software que permita almacenar la hora exacta, el usuario quien registra, una descripción de la novedad con posibilidad de adjuntar evidencia, botones de gestión de la información recolectada (como por ejemplo: tramitada, gestionada, registro de acciones que se realizadas) y notificaciones a los responsables de producción para que la comunicación llegue a todas las personas interesadas en el proceso.

Beneficios:

  • Vamos a tener un sistema productivo sinérgico, en donde, no se pierda tiempo buscando cosas que se trasladaron en otros turnos, llamando a personas que están descansando para averiguar información, como de donde dejaron alguna mercancía, donde dejaron las herramientas, etc.
  • Los problemas se van a solucionar más rápido, ya que se asegura el proceso comunicativo, en donde la información se transmite desde el emisor hasta los receptores sin cambios ni modificaciones humanas (“teléfono roto”).
  • Se fomenta la colaboración, ya que es más fácil hacer trazabilidad, para que entre todos puedan buscar soluciones para que los problemas no vuelvan a pasar o se disminuya la frecuencia.

Si estás interesado en un software que te permita hacer esto en tu empresa, te recomendamos que te comuniques con Herramientas Tecnológicas quienes pueden hacer un software a la medida de tu proceso productivo, que se puedan subir evidencias, que toda la información quede recolectada, y se distribuya a los interesados automáticamente, esto pueden hacer que tu problema se solucione.

 

Muchas gracias

El empresario tecnológico.

Créditos